Dalam jangka waktu magang, penting untuk menjaga etika dalam berbagai tindakan dan keputusan yang dilakukan, tidak terkecuali komunikasi. Komunikasi dalam pekerjaan dilakukan antara lain mengkonfirmasi pekerjaan, menanyakan hal yang kurang jelas, izin tidak masuk, hingga mengumpulkan hasil pekerjaan untuk dikoreksi. Sebagai anak magang, ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan untuk menghubungi pembina atau atasan yang menangani anak magang langsung. Berikut penulis rangkumkan lima poin penting dalam tata cara menghubungi atasan sebagai anak magang.

Perhatikan Waktu

Sebelum mengirimkan pesan apapun baik melalui email maupun aplikasi chat, penting untuk mengetahui dan memahami waktu mana saja yang bisa bagi anak magang menghubungi atasan. Waktu yang tepat tentu adalah waktu yang termasuk dalam jam kerja dan hari efektif. DIluar jam kerja, atasan dan karyawan tentu memiliki kesibukan tersendiri. Dan tidak jarang, karyawan tidak akan melihat pesan atau email masuk terkait kerja di jam libur.

Pembukaan Tepat

Sebelum menunjukkan isi pesan kepada atasan, perlu untuk menyampaikan pembukaan yang tepat. Ucapan salam seperti selamat pagi atau selamat siang bisa menjadi pembuka yang baik untuk impresi yang baik juga kepada atasan. Setelah ucapan sapaan, individu magang dapat memulai dengan perkenalan diri singkat untuk mengingatkan atasan dari siapakah pesan itu berasal.

Tujuan Jelas

Setelah perkenalan, ada baiknya langsung kepada inti menyampaikan tujuan menghubungi atasan. Baik itu untuk izin tidak masuk, hingga pembicaraan terkait pekerjaan. Hendaknya individu magang menyampaikan tujuan secara jelas dan tidak bertele-tele. Dengan menyampaikan maksud dan tujuan secara langsung, atasan dapat segera memahami dan menjawab segala kesulitan atau kepentingan yang ditanyakan.

Penulisan Baik

Penulisan yang baik adalah hal yang krusial terkait etika dalam komunikasi. Penulisan ini diantaranya termasuk kata-kata yang sesuai dengan PUEBI, tidak adanya salah dalam penulisan kata atau typo, hingga penggunaan tanda baca yang sesuai. Kerapihan dan kejelasan dalam tulisan membuat pembaca pesan dalam hal ini atasan akan langsung memahami maksud dan tujuan dari anak magang.

Respon Sesuai

Setelah menyampaikan pesan yang diinginkan, balasan dari atasan tentu didapatkan. Baik panjang maupun pendek, apakah itu pertanyaan ataupun persetujuan langsung, anak magang harus dapat menyesuaikan diri dan memberikan respon sesuai. Kalimat seperti terimakasih atau selamat siang juga bisa menjadi penutup percakapan yang baik. Dengan respon yang sopan namun sesuai, impresi yang baik akan dapat ditangkap oleh atasan sebagai lawan bicara.

Bagaimana, sudah mempraktikkan etika dalam menghubungi atasan?